LOS DESAFÍOS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS CON UN EQUIPO DE TELETRABAJO

Las condiciones y circunstancias que experimentamos hoy en día nos exigen implementar estrategias que permitan, no solo ser más competitivos sino buscar un adecuado equilibrio en nuestro desarrollo organizacional en cuanto a la utilización de los recursos con que disponemos.

Es así, como respuesta a esta situación surge la opción del teletrabajo, que le permite a nuestros colaboradores trabajar en un lugar diferente a la oficina, ya sea en su casa de habitación, algún sitio dispuesto para ese fin o incluso un restautante o café.  Dicha modalidad permite una mayor flexibilidad al colaborador en cuanto al tiempo que dedique a su trabajo, una disminución de costos tanto para el colaborador como para la empresa, entre otras situaciones.

Ahora bien,  es importante tener presente que para su implementación un director de proyectos deberá enfrentar varios desafios que los podemos circunscribir a los siguientes aspectos:   es indispensable llevar a cabo un cambio organizacional, contar con un equipo de trabajo dispuesto y con las tecnologías de información y comunicación (TICs) adecuadas. 

Cambio organizacional:   Para desarrollar la modalidad de teletrabajo, primeramente debemos crear las condiciones dentro de la organización que permitan implementarlo.  Debe existir un compromiso que debe iniciar desde la gerencia de la organización e irse comumicando e implementando a los niveles inferiores de esta.  Debe informarse sobre las ventajas y desventajas de su implementación, así como del compromiso y responsabilidad que debe existir entre los involucrados.  Acciones como contratos de confidencialidad, resultados concretos y seguimiento a procesos y no a los colaboradores son indispensables para logra el éxito de esta modalidad.  

Contar con un equipo de trabajo dispuesto: El equipo a considerar en teletrabajo debe tener ciertas cualidades que le permitan dar el rendimiento esperado, tales como: disciplina, autocontrol, capacidad para trabajar de forma individual, la persona que requiere de supervisión constante para dar el rendimiento adecuado, no tiene el perfil idóneo para teletrabajar, por otra parte es importante realizar un análisis de las actividades que se consideran pueden ser teletrabajables dado que no todos los puestos caben dentro de esta modalidad de trabajo.

Técnologias de información y comunicación (TICs) adecuadas:   Las TICs son el punto mas importante para el desarrollo del teletrabajo, ya que mas que contar con ellas, el realizar un usos adecuado de ellas nos permitiran desarrollar nuestro trabajo bajo esta modalidad.  Es así, como la computadora, fax, el celular e internet se convierten en pilares fundamentales en esta gestión.

Finalmente debemos ser concientes de que existen una serie de ventajas y desventajas tanto para la empresa como para los colaboradores en la implementación del teletrabajo, las cuales podemos resumir en las siguientes:

Para la empresa

VENTAJAS	DESVENTAJAS
Menor infraestructura y costos de producción	Se da una menor identificación del trabajador con la empresa.
Posibilidad de modificar horarios de trabajo	El aislamiento físico produce una menor socialización y participación del trabajador.
Implementación de las Nuevas Tecnologías de la información, ya que la obliga la empresa a disponer de equipos adecuados para poder realizar el trabajo.	Las compensaciones monetarias pueden exceder del coste total del trabajador a tiempo completo en la oficina o almacen

Para los colaboradores
 

VENTAJAS	DESVENTAJAS
Mayor   flexibilidad y movilidad	No hay separación entre el trabajo y la vida familiar o el ocio
Más unificación familiar de objetivos	Es un método de trabajo muy solitario, que limita el crear amistades.
Elección personal del entorno de trabajo	Aumento los conflictos o distracciones dentro del núcleo familiar
Menos costos en alimentación, transporte y vestimenta	Horarios ilimitados, incluidos los fines de semana

CONCLUSIONES
 

 3.1 Para implementar el teletrabajo, debemos concientizar a la organización sobre la importancia o el beneficio del mismo, debemos conocer nuestro equipo de trabajo para saber si esta capacidado para desarrollar y disponer de las tecnologías de información y comunicación indispensables para realizarlo.

3.2 Es importante conocer que el Teletrabajo no tiene por qué significar una reducción de la calidad o de la carga de trabajo del empleado, ni una carencia de compromiso por parte del mismo, ni por supuesto, una respuesta válida para todos los empleados y puestos de trabajo.

3.3  Otro aspectos que debemos considerar es que a través del Teletrabajo tatamos atender a las necesidades de negocio y mejorar la capacidad de respuesta y satisfacción con los clientes, que es una herramienta de gestión para mejorar el rendimiento de los trabajadores, medir los resultados en lugar del tiempo de trabajo en la oficina y, sobre todo, equilibrar la vida laborar y personal del empleado.

 RECOMENDACIONES
   

1. El éxito de la implementación del teletrabajo depende de la lectura que hagamos de las necesidades reales del proyecto y del equipo de trabajo asignado al mismo, del grado de madurez que presente y que tan identificados o involucrados esten.
2. Por otra parte, tal y como lo indicamos en nuestra conclusiones, no es una respuesta válida para todos los empleados y puestos de trabajo.  Si implementación puede representar grades desafios para el director de proyecto

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

El Personal se convierte en uno de los elementos fundamentales en el desarrollo de nuestros proyectos, pues es este el encargado de ejecutarlo y convertir los objetivos en resultados concretos, por lo que la forma en que se gestione el recurso humano impactará positiva o negativamente en los resultados del proyecto.  De allí la importancia de profundizar en esta área de conocimiento y lograr desarrollar nuestras habilidades interpersonales para saber liderar, motivar y retribuir de manera apropiada para logra una exitosa participación del equipo en el desarrollo del proyecto.

Este trabajo analiza la Gestión del Recurso Humano desde la perspectiva del libro “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos” (Guía del PMBOK) publicada por  el Project Management Institute y el libro Director Profesional de Proyectos: cómo aprobar el PMP sin morir en el intento de Pablo Lledó.   El propósito es identificar similitudes y diferencias en el tratamiento de la gestión del recurso humano y obtener los elementos más relevantes de ambas obras de tal forma que el presente escrito sirva como guía de preparación para la gestión eficiente de los Recursos Humanos de un proyecto.

Diferencias y Similitudes

El análisis las diferencias y similitudes de los libros debe realizarse de diferentes perspectivas: estructura, contenido y enfoque.  Desde el punto de vista de estructura Lledó claramente expresa al inicio de su obra que está basada en el Guía del PMBOK,  por esta razón la estructura general es muy similar y Lledó desarrolla los cuatro procesos de la Gestión del Recurso Humano en el mismo orden que lo presenta la Guía del PMBOK.

En lo que respecta al contenido la Guía del PMBOK nos describe los procesos necearios para la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto en la administración de proyectos, nos dice que es lo que debemos hacer.  Lledó va más alla, ya que aparte de decirnos que debemos hacer, nos indica como debemos hecerlos, cita los elementos más relevantes, desarrolla aquellos que considera importantes para el lector y amplía otros, tales como motivación, liderazgo y solución de conflictos.

Desde el punto de vista de enfoque ambas obras son distintas. Mientras que la Guía del PMBOK es el compendio de las buenas prácticas generalmente aceptadas para la dirección de proyectos, la obra de Lledó es una guía práctica para aprender y comprender la Guía del PMBOK y de esta forma prepararse para la certificación Project Management Professional (PMP) otorgada por el PMI. De ahí que el enfoque de Lledó es pedagógico y por ello incorpora elementos como tips, consejos, ejercicios, preguntas rápidas y un examen al final de cada capítulo para evaluar el conocimiento adquirido.

A pesar de las diferencias anteriormente citadas, ambos documentos son muy ricos en contenido y cada uno aporta  elementos interesantes sobre cómo debe gestionarse el recurso humano en un proyecto.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.  Es parte del grupo de procesos de planeación y es en donde se definen los roles, responsabilidades y habilidades de los miembros del equipo.

Adquirir el equipo del proyecto.  Es parte del grupo de procesos de ejecución y se obtienen los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto.

Desarrollar el equipo del Proyecto.  Forma parte de grupo de procesos de ejecución y es el proceso que consiste en mejorar las competencias y las habilidades de interacción entre los miembros del equipo.

Dirigir el equipo del proyecto.  Forma parte del grupo de procesos de ejecución y en el se monitorea el desempeño individual y grupal de cada persona y se resuelven los conflictos que suelen ocurrir entre los miembros del equipo.

CONSTRUTICA LIMITADA Y LA ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS

CONSTRUTICA LIMITADA nació en 1996 para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, siendo su primordial objetivo la construcción de obras civiles en el marco de una gestión empresarial de alta calidad, responsable y rentable, propiciando el crecimiento del recurso humano.  Partiendo de este objetivo, hemos desarrollado diferentes proyectos tanto de índole público como privado, adquiriendo un compromiso con las mejores normas establecidas en el ámbito de la construcción.  Ahora bien, tras 15 años de experiencia nos hemos dado cuenta de que esto no ha sido suficiente para lograr nuestro objetivo, dado que ha habido factores tanto externos como internos que han afectado el resultado esperado, situación que no hemos podido controlar o prever de una manera acertada.  Es decir, a parte del compromiso, el entusiasmo, la honradez y la confianza, debe haber algo más que nos permita alcanzar el objetivo definido, ante lo cual me planteo la siguiente pregunta ¿Y qué es?

En CONSTRUTICA LIMITADA hemos desarrollado los proyectos con base en los planos constructivos y sus especificaciones, tratando de apegarnos al presupuesto y tiempo planeado.  Una vez dada la aprobación del cliente se define la fecha de inicio y al ingeniero a cargo de la obra,  cabe mencionar que no se dedica un periodo amplio a la planificación, la mayor parte del tiempo se dedica a la ejecución y control del proyecto.  El resultado de esta práctica no ha sido la mejor dado que en la etapa de ejecución es donde se presentan todas las dificultades no previstas en la planificación, lo cual muchas veces encarece los costos, desplaza la fecha de entrega del proyecto y la consecuencia final es en algunos casos la disminución en  la rentabilidad del proyecto.  Hemos puesto énfasis en medir el éxito del proyecto en función del apego al tiempo, costo y calidad técnica,  lo cual no es suficiente y dista mucho de lo que tiene que ser un proyecto exitoso, en donde a parte de lo mencionado debemos incluir la aceptación del cliente y el alcance del objetivo de la empresa.

Siempre escuche hablar de Administración de Proyectos, sin interesarme realmente en lo que podría significar en el desarrollo de los proyectos ejecutados por la Empresa, pensábamos que el simple esbozo de un plan de trabajo en donde incluyera el estudio de los planos constructivos, el conocimiento de las especificaciones técnicas, la programación de la obra dentro de un tiempo establecido y el reclutamiento del personal técnico indispensable, sería suficiente para lograr el éxito del proyecto.  Nos hemos dado cuenta de que esta práctica, si bien es cierto nos permitió concluir los proyectos, nos ocasionó atrasos en los mismos, sobrecostos, re-procesos y hasta malos entendidos con nuestros clientes.

Al ver esta situación y compararla con las mejores prácticas propuestas en el PMBOK, nos hemos planteado el reto de desarrollar una adecuada Administración de Proyectos, en donde se tomen en cuenta los diferentes procesos de la dirección de proyectos y sus áreas de conocimiento, en donde desarrollemos el acta de constitución indispensable para autorizar formalmente el inicio de un proyecto, en donde logremos identificar todos los interesados que participaran en el proyecto, en donde logremos documentar las lecciones aprendidas en las diferentes etapas del proyecto, en donde tengamos claro la importancia de los activos de procesos y los factores ambientales que puedan influir en el éxito de un proyecto. 

Considero que los aspectos que se deben madurar en nuestra Empresa es el seguimiento, la constancia y perseverancia para asegurar que las buenas prácticas implementadas permanezcan en el tiempo y se transforman en una disciplina.  Otro aspecto y del cual se ha hace mucho énfasis en la Administración de Proyectos, es el de las lecciones aprendidas ya que esto nos ayudará a la planificación y control de los nuevos proyectos, a mejorar las políticas y procesos, así como asegurar el plan estratégico de la empresa. 

Ahora bien, mi respuesta ante la pregunta planteada ¿Y qué es? Es la Administración Profesional de Proyectos (APP), que nos permitirá aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas que nos darán la capacidad de desarrollar los proyectos de manera exitosa, para así lograr alinear nuestra gestión al objetivo de la empresa, todo dentro de un buen clima interpersonal.  Por otra parte, esperamos mejorar la eficiencia de nuestros procesos tanto a nivel administrativo como constructivo con el fin de ser más competitivos dentro del mercado nacional.

El siguiente video nos describe a grandes rasgo y de forma sencilla la Gestión de Administración de Proyectos

http://youtu.be/j_wjPndPt6A

NUESTRA RESPONSABILIDAD CON LA TIERRA

Por: Alejandro Gamboa Chacón

Del ensayo:  Carta a la Tierra

Curso de Inducción al Aprendizaje en Entornos Virtuales
Maestría en Administración de Proyecto

Nuestro planeta tierra, nuestro hogar lucha por sobrevivir a estos tiempos de gran desarrollo, de grandes cambios tecnológicos, de ahí la importancia de hacer conciencia en todos los habitantes del planeta para que nos comprometamos y luchemos por detener este daño tan grande -y muchas veces irreversible- a nuestra planeta tierra, a nuestra sociedad, a nosotros mismos y sobre todo a nuestras futuras generaciones.

El desarrollo no lo podemos detener, es mas ni siquiera reducir su velocidad, pero sí podemos comprometernos a que ese desarrollo sea sostenible, que respete a las personas, a la naturaleza, y que alcance a todos de una forma justa. Es un deber de todos el informarnos de lo que realmente está pasando y de que acciones podemos implementar para poner nuestro granito de arena en este compromiso de salvar la tierra y hacer de ella un lugar donde la convivencia, en donde el respeto hacia los demás y hacia nuestro entorno sea una realidad.

Muchas veces, vemos el problema como un problema de otros, que dicha situación no nos va a afectar, y si somos consientes de lo que pueda pasar, nos preguntamos ¿qué puedo hacer yo?, ¿por dónde empiezo? Es imperativo que nosotros desde nuestro hogar, desde nuestras empresas tomemos conciencia de la situación actual de nuestro entorno y comencemos a actuar responsablemente.  Muchas veces son acciones tan sencillas y pensamos que no vale la pena, pero no es así; la gran y simple acción de reducir, reutilizar y reciclar en nuestro hogares, cuanto ayudaría, ahora pensemos si esto ocurriera en todos los hogares del mundo, sería un gran aporte, ¿no es cierto? Ahora bien, trasladémoslo a nuestras empresas y a todas las empresas del mundo.

CONSTRUTICA DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN LIMITADA, al ser una empresa constructora, es una actora directa en el desarrollo de nuestra sociedad, es por ellos que debemos se consientes de que todos los procesos que se desarrollen coadyuven a buscar un desarrollo sostenible, justo y de respeto hacia los seres humanos y a la naturaleza. Debemos procurar en todo momento hacer un adecuado uso de los recursos materiales y económicos, buscando el bienestar de la sociedad y directamente de los colaboradores. Desarrollar proyectos amigables con la naturaleza, o al menos que no la afecten, sustituir el uso de recursos no renovables por renovables.

Es imprescindible:

Inculcar en nuestros clientes, amigos y colaboradores la necesidad de contribuir y facilitar un desarrollo sostenible para beneficio de nuestra sociedad. Inculcar el respeto hacia nuestra propia vida y hacia la de los demás.  Estoy seguro de que en la medida en que entendamos esto, lograremos una sociedad más justa y respetuosa del entorno en el que vivimos, nuestra tierra.

Aunque muchas veces parezca que es poco lo que estamos haciendo, si todos contribuimos va a ser un gran aporte para nuestra sociedad y las futuras generaciones.